FAQ

Подрядчики – организации, заключившие договор с Фондом Росконгресс и выполняющие работы или оказывающие услуги на площадке Форума во время его подготовки и проведения.

  • 1 марта - 10 апреля 2019 г. – подача карточки и анкеты в Отдел аккредитации технического персонала и транспорта;

  • 1 марта - 20 апреля 2019 г. - регистрация данных в Личном кабинете.

  • 30 апреля 2019 г. – окончательный срок внесения изменений и дополнений в Личном кабинете. Изменения и дополнения после указанного срока согласовываются только с директором Форума.

  1. Карточка организации

    Для аккредитации сотрудников, транспортных средств и водителей организации на период Форума и на период монтажа/демонтажа необходимо заполнить карточку организации, поставить печать и подпись руководителя организации и завизировать ее:

    • у руководителя направления Фонда Росконгресс, с которым заключен договор подряда;
    • у руководителя дирекции развития ИТ-систем, аккредитации, контроля доступа, организации логистики Фонда Росконгресс;
    • у директора Форума, если есть сотрудники, которым необходим доступ в красную и красную + зал конгрессов зоны.

    Передать завизированную карточку организации в Отдел аккредитации технического персонала и транспорта необходимо не позднее 10 апреля 2019 г.

  2. Анкета подрядчика.

    Кроме того, необходимо заполнить анкету подрядчика, поставить подпись руководителя и печать и отправить в отсканированном виде по электронной почте менеджеру Отдела аккредитации технического персонала и транспорта, курирующему организацию.

    Организациям-субподрядчикам также необходимо заполнить анкету подрядчика, поставить подпись руководителя и печать, отправить в отсканированном виде по электронной почте менеджеру Отдела аккредитации технического персонала и транспорта, курирующему организацию.

Временные пропуска получают те сотрудники и водители, которые в силу производственной необходимости будут находиться на Центральной площадке Форума в периоды монтажа с 08:00 19 мая 2019 г. до 08:00 4 июня 2019 г. и демонтажа с 08:00 9 июня до 23:59 14 июня 2019 г.

Доступ на Центральную площадку Форума по временным пропускам будет осуществляться только при наличии паспорта.

Беджи получают те, сотрудники и водители, которые в силу производственной необходимости будут находиться на Центральной площадке Форума в период Форума с 08:00 4 июня 2019 г. до 08:00 9 июня 2019 г.

Обращаем внимание, что сотруднику, аккредитованному на период Форума, аккредитация на период монтажа/демонтажа не требуется. Беджи, выданные сотрудникам на период Форума, действуют и в период монтажа/демонтажа.

Центральная площадка Форума включает в себя следующие зоны безопасности: красная + зал конгрессов, красная, синяя, зеленая, а также монтаж/демонтаж. Квоты на сотрудников по зонам согласовываются с руководителем направления Фонда Росконгресс, с которым заключен договор. Присутствие сотрудников должно быть обоснованно в зависимости от производственной необходимости в каждой зоне.

Сотрудники, аккредитованные в красную + зал конгрессов, имеют право доступа в красную, синюю, зеленую зоны. Сотрудники, аккредитованные в красную зону, имеют право доступа в синюю, зеленую зоны. Сотрудники, аккредитованные в синюю зону, имеют право доступа в зеленую зону.

Личный кабинет – это персональный раздел подрядной организации на официальном сайте Форума, где можно зарегистрировать сотрудников, транспортные средства и водителей на период Форума и период монтажа/демонтажа, загрузить фотографии сотрудников и водителей, получающих аккредитацию на период Форума, распечатать доверенность и списки к ней на получение беджей, временных пропусков и транспортных пропусков, а также товарную накладную для получения разрешения на выезд в период демонтажа.

Для доступа в Личный кабинет необходимо ввести логин и пароль.

После согласования квот и внесения информации об организации в базу данных за ней будет закреплен менеджер Отдела аккредитации технического персонала и транспорта, который сообщит контактному лицу, указанному в карточке, логин и пароль от Личного кабинета по электронной почте.

Наличие фотографии является обязательным условием аккредитации сотрудников и водителей на период Форума.

Фотографии сотрудников на период Форума загружаются в Личном кабинете в соответствующих разделах, соответствуя следующим требованиям:

  • размер фотографии 480×640 пиксел;

  • фотография должна быть цветная на белом фоне, тип «для документов»;

  • расширение файла – jpg или jpeg;

  • изображение должно быть анфас, без головного убора;

  • изображение лица должно занимать не менее 70% фотографии.

Сотрудникам и водителям, получающим аккредитацию на период монтажа/демонтажа, фотография не требуется.

Проезд на Центральную площадку Форума возможен только при наличии аккредитации у транспортного средства и водителя.

Подача заявок на аккредитацию транспортных средств и водителей осуществляется в Личном кабинете. Подать заявку можно в разделах «Транспортные средства и водители на период Форума», «Транспортные средства на период монтажа/демонтажа» и «Водители на период монтажа/демонтажа» с 1 марта по 20 апреля 2019 г.

Обращаем внимание, что если водитель зарегистрирован в заявке на аккредитацию как сотрудник, то вносить его повторно в список на аккредитацию водителей не нужно – необходимо выбрать данного водителя из списка зарегистрированных сотрудников.

Период Форума: выдача транспортного пропуска согласовывается на основании предоставления функционала, подтверждающего необходимость доступа транспортного средства на площадку. При аккредитации одного транспортного средства возможно подать не более двух заявок на аккредитацию водителей.

Период монтажа/демонтажа: количество заявок на аккредитацию транспортных средств не ограничено. При подаче заявок на аккредитацию водителей и транспортных средств транспортные средства и водители не имеют взаимной привязки. 

В Личном кабинете все марки и модели транспортных средств в списке указаны на английском языке. Для русских наименований используется транслитерация. Если в списке нет марки и/или модели транспортного средства, необходимо направить заявку на электронный адрес cars@roscongress.org с указанием марки и/или модели транспортного средства, которые требуется добавить. После добавления марки и/или модели в справочник будет направлено письмо на указанный адрес электронной почты. После этого регистрация транспортного средства и водителя будет доступна в Личном кабинете.

Для добавления номера транспортного средства, необходимо выбрать тип ГРЗ, соответствующий типу регистрационного знака транспортного средства.

Подать заявку на аккредитацию прицепа можно в Личном кабинете в разделах «Транспортные средства и водители на период Форума» и «Транспортные средства на период монтажа/демонтажа». В регистрационной форме следует выбрать тип ГРЗ «Прицепы», марку транспортного средства, модель Trailer, внести данные и сохранить заявку.

Выдача временных пропусков на период монтажных/демонтажных работ, беджей сотрудников, водителей и транспортных пропусков на период проведения Форума осуществляется одним аккредитационным пакетом (АП) ответственному лицу по предъявлению паспорта, доверенности и списков к ней.

Получение АП возможно только после предварительного согласования даты и времени с менеджером Отдела аккредитации технического персонала и транспорта, курирующим аккредитацию организации.

Экземпляр доверенности и списки сотрудников, транспортных средств и водителей Вы можете распечатать из Личного кабинета в разделе «Доверенность и списки».

Перед получением аккредитационного пакета необходимо удостовериться в том, что:

  1. в Личном кабинете зарегистрированы все сотрудники, транспортные средства и водители организации, которые в силу производственной необходимости должны находиться на Центральной площадке в период Форума и в период монтажа/демонтажа;

  2. в разделе «Экспорт данных» проверить то, что внесенные данные сотрудников и водителей полностью соответствуют паспортным;

  3. данные всех сотрудников, транспортных средств и водителей организации обработаны, и это отражено в Личном кабинете в поле «Статус обработки данных»;

  4. в Личном кабинете загружены фотографии всех сотрудников и водителей на период Форума.

При получении беджей и временных пропусков по доверенности необходимо предъявить копии паспортов всех сотрудников и водителей, ожидающих аккредитации согласно спискам к доверенности.

При обнаружении несоответствия внесенных данных паспортным, выдача беджа будет возможна только после внесения изменений и повторной обработки предоставленной информации (не менее 3 рабочих дней).

Санкт-Петербург
Пункт аккредитации технического персонала и транспорта Даты работы Время работы Режим работы
Центр аккредитации № 1
(ТЦ «Юлмарт», Пулковское ш., д. 43, к. 2)
16 мая – 2 июня 10:00–20:00 Выдача аккредитационного пакета
3 июня 10:00–23:59 Выдача аккредитационного пакета
4–5 июня Круглосуточно Help Desk
6 июня 00:00–22:30 Help Desk
7 июня 07:30–22:30 Help Desk
8 июня 07:30–19:30 Help Desk

Для въезда на Центральную площадку Форума в период монтажа/демонтажа необходимо иметь при себе:

  1. пропуск на транспортное средство;

  2. бедж или пропуск на водителя.

Парковка транспортных средств на Центральной площадке Форума запрещена! Возможна только разгрузка/загрузка.

Оборудование принимается и возвращается по акту.

Для выезда с Центральной площадки Форума необходимо иметь при себе заполненную товарную накладную (отдельную накладную на каждую машину с грузом) на вывоз оборудования в трех экземплярах, каждый из которых должен быть подписан руководителем направления Фонда Росконгресс, администратором павильона/площадки и сотрудником организации, осуществляющей вывоз оборудования («сдал/принял»).

Бланк и образец товарной накладной можно скачать в Личном кабинете в разделе «Полезная информация».

Обращаем внимание, что на каждый павильон/площадку составляется отдельная накладная, даже если на вывоз груза требуется меньшее число машин.

  • Первый экземпляр товарной накладной отдается администратору павильона/площадки, выдающему разрешение на выезд.

  • Второй экземпляр остается у водителя.

  • Третий экземпляр сдается на контрольно-пропускном пункте.

В случае необходимости подрядчик обязан предоставить транспортное средство для досмотра на КПП.

Товарные накладные заполняются только на загруженные машины. На каждую машину составляется отдельная накладная. Если одной машиной вывозится оборудование из нескольких павильонов/площадок, на каждый павильон/площадку составляется отдельная товарная накладная.

Товарная накладная заполняется согласно образцу.

Лицо, ответственное за вывоз оборудования подрядной организации с Центральной площадки Форума, в заголовочной части указывает наименование организации грузоотправителя и грузополучателя.

Грузоотправителем и грузополучателем является компания-подрядчик, если не предусмотрено иное. В соответствующие строки вносится организационно-правовая форма и наименование организации.

В верхней правой части товарной накладной указывается транспортное средство, на котором вывозится оборудование: марка, модель, ГРЗ, Ф. И. О. водителя.

В таблице данных о вывозимых материальных ценностях обязательны к заполнению все графы.

В строках «Отпуск разрешил» указывается должность руководителя направления Фонда Росконгресс и должность администратора павильона/площадки, ответственного за отгрузку товарно-материальных ценностей с павильона/площадки, которые своими подписями удостоверяют правильность сделанных записей и разрешают произвести отправку груза грузополучателю. В строке «Отпуск груза произвел» указывается должность представителя подрядчика, ответственного за вывоз оборудования, ставится подпись и печать организации-подрядчика.

Внизу указывается дата составления товарной накладной.

Администратор павильона/площадки ставит печать на товарную накладную.

Обращаем внимание, что товарная накладная без печати недействительна.

В случае возникновения вопросов по аккредитации сотрудников, транспортных средств и водителей организаций, пожалуйста, обращайтесь в Отдел аккредитации технического персонала и транспорта по телефону: +7 (812) 408 0013.